Istilah kearsipan
1. Foto merupakan hasil dari suatu kegiatan yang dilakukan oleh organisasi atau
individu yang dapat menjadi bukti dan mempunyai nilai guna dokumentasi yang
mengandung arti informasi.
2.Filling Cabinet merupakan tempat untuk menyimpan arsip
yang disusun secara vertikal dengan menggunakan lembar guide dan map gantung
(Hang Map).Merupakan jenis sarana pengarsipan yang sering digunakan karena daya
tampung yang cukup besar, walaupun bersifat statis.
3. Video merupakan hasil dari suatu kegiatan yang dilakukan oleh organisasi atau
individu yang dapat menjadi bukti dan mempunyai nilai guna dokumentasi yang
mengandung arti informasi dalam bentuk rekaman film.
4. Map adalah lipatan yang terbuat dari karton/ kertas tebal atau plastic yang
digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat.
5. Kartu Kendali adalah selembar kertas berukuran10x15 cm yang berisikan data-data suatu
surat, seperti indeks, isi ringkasan surat, lampiran, dari, kepada, tanggal
surat, nomor surat, pengolah, paraf, tanggal terima, nomor urut, surat masuk,
surat keluar,kode dan catatan.
6. Arsip Statis adalah arsip yang tidak digunakan lagi secara langsung untuk menunjang
kegiatan sehari-hari.
7. Kartografi adalah ilmu yang mempelajari peta atau globe.
8. Undang-Undang adalah suatu peraturan yang mengatur tentang berbagai hal yang ada di
Indonesia termasuk dalam hal kearsipan.
9. ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) adalah lembaga
kearsipan berbentuk lembaga pemerintahan non kementrian yang melaksanakan tugas
negara dibidang kearsipan yang berkedudukan di ibu kota negara.
10. Kertas merupakan bahan arsip yang banyak digunakan.
11. Tata Naskah adalah penerapan prinsip-prinsip dari teknik manajemen kearsipan pada
surat-menyurat serta mengatur sikap dan tata laku serta menjadi pedoman dalam
komunikasi.
12. Dokumen adalah sejumlah kertas yang isinya memiliki nilai kesejarahan yang
disimpan menjadi satu.
13. Microfilm adalah salah satu media untuk penyimpanan.
14. JRA (Jadwal Retensi Arsip) adalah daftar yang berisi jangka waktu
penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi
tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau
dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan
arsip.
15. Arsip Elektronik adalah media penyimpanan dan pengelolaan arsip seiring
dengan kemajuan teknologi.
16. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
17. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi dibidang kearsipan yang diperoleh
melalui pendidikan formal dan atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta
mempunyai fungsi, tugas dan tanggungjawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
18. Record Centre adalah pusat penyimpanan semua arsip.
19. Tua biasanya mengacu pada hal yang telah berumur/lampau
20. Undang-Undang no. 43 Tahun 2009 adalah undang-undang yang mengatur
tentang kearsipan
21. Sistem Agenda adalah penataan surat masuk dan keluar dengan menggunakan buku agenda
22. Administrasi adalah proses yang digunakan untuk mencapai tujuan organisasi
23. Arsip Daerah adalah lembaga kearsipan yang berada di daerah tingkat I
24. Surat Dinas adalah surat yang dibuat oleh/untuk suatu instansi yang erat hubungannya
dengan kegiatan instansi/organisasi.
25. Laporan adalah tulisan yang dimuat dalam satu buku atau dijilid. Di dalam laporan
memuat hasil dari kegiatan tersebut. Laporan biasanya dibuat ketika kegiatan
tersebut telah berakhir dan untuk mempertanggungjawabkan kegiatan itu laporan
harus dibuat secara terperinci dengan memasukkan didalamnya seluruh
perencanaan, proses, dan evaluasi kegiatan tersebut. Laporan berkaitan dengan
konten kearsipan adalah sebagai hasil dari rekaman kegiatan yang isi di dalam
laporan dapat dipertanggungjwabkan sesuai kenyataan kegiatan tersebut dan
akhirnya laporan tersebut mempunyai informasi dari kegiatan tersebut.
26. Alat Pertanggungjawaban Seperti Laporan, kaitan dengan konten
kearsipan adalah sebagai fungsi dari arsip sebagai pertanggungjawaban di
masyarakat. Di dalam organisasi arsip memiliki fungsi sebagai pendukung
legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.
27. Sistem Kaulbach adalah sistem pencatatan dan pengaturan arsip dengan
kartu, dalam sistem ini pengelompokan arsipnya di dasarkan pada (klasifikasi).
28. Arsip Vital adalah arsip utama, arsip ini mempunyai nilai sifat kepentingan yang
tinggi bagi organisasi tersebut, arsip vital seperti akta pendirian organisasi,
ijasah, buku induk pegawai, dan sertifikat tanah/bangunan.
29. Memorandum berkaitan dengan arsip adalah sebagai penyimpanan. Arsip memiliki memori
yang terekam didalamnya sesuai nilai kegunaannya. Memorandum sering dikaitkan
dengan nilai sejarah seperti arsip supersemar dan arsip laporan tahunan
organisasi.
30. Manajemen adalah proses kegiatan yang khas meliputi tindakan perencanaan,
pengorganisasian dan pengevaluasian untuk mendapatkan dan mencapai sasaran yang
telah ditetapkan dengan memanfaatkan SDM dan sumber daya lainnya. Manajemen
berkaitan dengan konten kearsipan adalah sebagai tindakan untuk mengurusi arsip
sesuai dengan tujuannya untuk melestarikan dan menemukan kembali dengan cepat.
31. Dokumentasi adalah kegiatan untuk pendokumenan dengan meliputi tulisan, foto, laporan,
dan beberapa kegiatan lainnya dengan cara merekam setiap tindakan organisasi
tersebut. Kaitan dengan konten kearsipan adalah sebagai teknik permulaan untuk
mendapatkan arsip yang bagus, seperti halnya foto yang bagus dapat diarsipkan
dan untuk mendapatkan foto yang bagus harus dengan cara menguasai ilmu
dokumentasi yang mahir dengan konsen ke ilmu fotografi.
32. Arsip Dinamis merupakan informasi yang terekam , termasuk data dalam
sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi ataupun
perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti
aktifitas tersebut.
33. Records adalahsebutan untuk arsip dinamis dalam bahasa
inggris
34. Landsarchivaris adalah nama kantor arsip negara di
Indonesia pada masa pendudukan Belanda.
35. Arsip Bentuk Khusus adalah arsip yang informasinya terekam dalam bentuk
dan karakteristik yang bersifat khusus selain arsip yang tersimpan dalam media
kertas/ tekstual.
36. BPAD adalah Kantor arsip tingkat provinsi yang menyuguhkan informasi mengenai
arsip, perundangan, dan koleksi buku.
37. Roll O’ Pack: media simpan arsipberupa lemari arsip
dengan penggerak mekanik dan index sistem sehingga memudahkan dalam
penyimpanan, pencarian dan penghematan ruangan.
0 komentar:
Posting Komentar